Cách Gửi Email Chuyên Nghiệp

Email đang là một công cụ giúp nhà tuyển dụng nắm bắt thông tin ứng viên nhanh nhất hiện nay. Một email đầy đủ thông tin, chuyên nghiệp sẽ giúp bạn tạo thiện cảm với nhà tuyển dụng khi ứng tuyển. Tuy nhiên cách viết email gửi CV xin việc sao cho ấn tượng, chuyên nghiệp thì không phải là điều ai cũng làm được. Hãy cùng trang tìm việc làm CareerViet tìm hiểu nội dung ngay dưới đây.

Đính kèm các file quan trọng

File đính kèm trong email xin việc là CV, hồ sơ xin việc, thư giới thiệu, portfolio,… Ứng viên cần căn cứ theo yêu cầu của nhà tuyển dụng để chuẩn bị tài liệu phù hợp và đầy đủ. Lưu ý, file đính kèm cần được thể hiện dưới dạng file PDF để tránh tình trạng lỗi font thường gặp ở Word. Các sai sót không đáng có khi viết email gửi CV sẽ khiến nhà tuyển dụng đánh giá thấp sự chuyên nghiệp của ứng viên. Vậy nên, ứng viên hãy kiểm tra thật kỹ điều này trước khi đính kèm file gửi nhà tuyển dụng.

Cách gửi hồ sơ xin việc qua email chuyên nghiệp dành cho ứng viên?

Trong thời đại số như hiện nay, việc gửi hồ sơ xin việc qua email được sử dụng phổ biến, giúp cho ứng viên và nhà tuyển dụng tiết kiệm được nhiều thời gian và công sức thay vì nộp hồ sơ trực tiếp.

Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách gửi hồ sơ xin việc qua email một cách chuyên nghiệp và ấn tượng. Dưới đây là một số lưu ý và hướng dẫn cho bạn về cách gửi hồ sơ xin việc qua email:

- Chuẩn bị hồ sơ xin việc: Với cách gửi hồ sơ ứng tuyển qua email uy tín thì ứng viên cần chuẩn bị: Đơn xin việc, CV và một số chứng chỉ đi kèm khác. Đừng quên đính kèm tệp (CV, Portfolio, Cover letter, thư giới thiệu,…) trước khi gửi mail. Bạn nên đặt tên file rõ ràng cho CV trước khi gửi mail để nhà tuyển dụng dễ lưu trữ hơn theo quy tắc: “CV - tên ứng viên - vị trí ứng tuyển.

- Chọn địa chỉ email phù hợp: Bạn nên sử dụng địa chỉ email chính thức và chuyên nghiệp của mình để gửi email xin việc, tránh sử dụng các địa chỉ email có tên kỳ quặc, không liên quan hoặc có ý nghĩa tiêu cực. Bạn nên sử dụng định dạng email như sau: [email protected] hoặc tenho@gmail

- Viết tiêu đề email xin việc: Tiêu đề email xin việc là phần quan trọng nhất vì nó là điều đầu tiên nhà tuyển dụng nhìn thấy khi nhận được email của bạn. Bạn nên viết tiêu đề email xin việc ngắn gọn, rõ ràng, thể hiện được vị trí ứng tuyển và tên của bạn. Ví dụ: "Ứng tuyển vị trí Nhân viên kinh doanh - Nguyễn Văn A" hoặc "Hồ sơ xin việc Nhân viên pháp chế - Trần Thị B"

- Viết nội dung email xin việc: Nội dung email xin việc là phần giới thiệu sơ lược về bản thân và mục đích gửi email của bạn. Bạn nên chia nội dung email xin việc thành ba phần: mở đầu, thân và kết. Cụ thể như sau:

+ Mở đầu: Bạn nên chào hỏi lịch sự và trang trọng, ví dụ: "Kính gửi Bộ phận Nhân sự" hay "Dear Anh/Chị (tên) tại Bộ phận Tuyển dụng". Sau đó, bạn nên giới thiệu về bản thân, vị trí ứng tuyển và nguồn thông tin tìm được việc làm, ví dụ: “Tôi là Nguyễn Văn A, tốt nghiệp Đại học Luật Tp. Hồ Chí Minh. Tôi có được thông tin về vị trí Nhân viên pháp chế tại Quý công ty qua website nhanlucnganhluat.vn và rất mong muốn được tham gia vào đội ngũ của Quý công ty".

+ Thân: Ứng viên nên nêu các điểm nổi bật về những kỹ năng, kinh nghiệm và thành tích liên quan đến vị trí ứng tuyển, ví dụ: "Tôi có hơn 3 năm kinh nghiệm làm việc tại vị trí Chuyên viên pháp lý tại Công ty Luật ABC, trong đó tôi đã tham gia vào các công việc như: Review hợp đồng, tư vấn pháp lý, soạn thảo hợp đồng, v.v. Tôi cũng đã đạt được một số thành tích như: hoàn thành các báo cáo trước hạn, được khen thưởng nhiều lần, v.v. Ngoài ra, tôi cũng có khả năng sử dụng thành thạo các các công cụ văn phòng như Word, Excel, PowerPoint, v.v."

+ Kết: Bạn nên cảm ơn nhà tuyển dụng đã dành thời gian xem xét hồ sơ của bạn và mong muốn được gặp mặt họ trong vòng phỏng vấn, ví dụ: "Tôi có gửi kèm theo email này là hồ sơ xin việc của tôi bao gồm: CV; Thư xin việc; Bảng điểm; Các bằng cấp khác theo yêu cầu của Quý công ty. Rất mong Quý công ty dành thời gian xem xét. Tôi xin chân thành cảm ơn và mong sớm nhận được hồi âm của Quý công ty cho vị trí Nhân viên pháp chế".

- Kiểm tra lại email xin việc: Trước khi gửi email xin việc, bạn nên kiểm tra lại lỗi chính tả, ngữ pháp, định dạng và nội dung của email, đặc biệt cần xem đã đính kèm hồ sơ xin việc hay chưa. Bạn nên đảm bảo email xin việc của bạn không có lỗi sai sót, không quá dài dòng hoặc thiếu thông tin quan trọng. Bạn cũng nên gửi email xin việc vào thời điểm thích hợp, ví dụ: vào buổi sáng hoặc buổi chiều trong ngày làm việc.

Cách gửi hồ sơ xin việc qua email chuyên nghiệp dành cho ứng viên? (Hình từ Internet)

Chỉ trình bày những thông tin có liên quan

Bài học về cách viết email gửi CV đó là chỉ trình bày ngắn gọn những thông tin liên quan đến công việc và các phương thức liên hệ. Quy tắc vàng khi viết email tìm việc là nội dung chỉ dài tối đa 200 từ và tập trung vào nội dung chính. Điều này giúp nhà tuyển dụng dễ dàng lọc và kiểm tra thông tin hơn cũng như giúp ứng viên tiết kiệm được thời gian chuẩn bị.

Mẫu email gửi CV xin việc cho nhà tuyển dụng

Tùy thuộc vào đặc điểm ngành nghề và công ty ứng tuyển, nội dung email sẽ thay đổi để phù hợp với vị trí tương ứng. Dưới đây là một vài mẫu email gửi CV để bạn tham khảo.

Một vài mẫu CV chuyên nghiệp dành cho ứng viên (Nguồn: Internet)

Tìm hiểu kỹ về email người nhận CV

Nhằm giúp cho hồ sơ xin việc của bạn đến đúng “tay” nhà tuyển dụng thì bạn cần tìm hiểu kỹ về email của người nhận CV tại công ty đó. Bạn có thể tìm hiểu về email của người nhận CV tại trang web của công ty, doanh nghiệp mà bạn muốn ứng tuyển hoặc tại nơi mà người đó đăng tin tuyển dụng. Việc này sẽ giúp CV của bạn được gửi cho đúng người, đúng thời điểm đang tuyển dụng và bằng cách này bạn chắc chắn sẽ nhận được phản hồi trong thời gian sớm.

Cách gửi CV qua email thật sự đơn giản nhưng đôi lúc chỉ vì một lỗi nhỏ mà bạn không được nhà tuyển dụng duyệt CV đó như việc sai lỗi chính tả. Tưởng chừng đây là một việc khá ngớ ngẩn nhưng lại không ít bạn mắc phải. Vì vậy, trước khi nhấn nút gửi email cho nhà tuyển dụng, bạn cần xem lại kỹ thêm một lượt nữa từ chính tả cho đến các thông tin cũng như những tài liệu được đính kèm để tránh xảy ra sai sót, thiếu món này dư món kia.

Bạn cần lưu ý một vài thông tin về cách gửi CV qua email (Nguồn: Internet)

Nội dung email khi gửi CV xin việc

Nội dung cách viết email gửi CV xin việc gồm 3 nội dung chính là phần mở đầu, phần thân và phần kết.

Về phần này, ứng viên cần thể hiện sự nghiêm túc, tôn trọng đối với nhà tuyển dụng bằng cách mở đầu bằng lời chào trang trọng, lịch sự. Không nên sử dụng từ ngữ thân mật trong giao tiếp vì điều này sẽ thiếu đi tính chuyên nghiệp trong tuyển dụng.

Phần nội dung email đóng vai trò quan trọng giúp nhà tuyển dụng quyết định có đọc hồ sơ xin việc của bạn hay không. Nội dung phần thân nên trình bài ngắn gọn trong 3 câu với các nội dung:

Về phần kết thư, ứng viên nên nhắc đến các file đính kèm có trong tệp hồ sơ để nhà tuyển dụng kiểm tra, tránh tình trạng bỏ sót hồ sơ không đáng có. Và đừng quên gửi lời cảm ơn đến quý công ty vì đã tiếp nhận thông tin ứng tuyển từ ứng viên.